Configurer des factures récurrentes

Avant de commencer

Les factures récurrentes sont configurées à partir de la page Invoices dans votre espace de travail d’entreprise. Ouvrez une nouvelle facture, activez les paramètres récurrents et complétez les détails de la facture avant de l’enregistrer. Si le panneau de récupération affiche une référence de facture enregistrée existante, révisez ou reprenez cette facture enregistrée avant de commencer un autre brouillon.

• Utilisez New Invoice pour ouvrir le formulaire de facture.
• Ouvrez les paramètres récurrents dans le formulaire.
• Remplissez la partie, les dates, les articles et les totaux avant d’enregistrer.
• Lorsque le mode récurrent est activé, utilisez Save & Submit pour créer le calendrier récurrent.

Configurer une facture récurrente

1. Dans la page Invoices, sélectionnez New Invoice.New Invoice
2. Choisissez Sales Invoice ou Purchase Invoice au besoin.Sales InvoicePurchase Invoice
3. Sélectionnez le client ou le fournisseur de la facture.
4. Définissez le Invoice Date et le Due Date.Invoice DateDue Date
5. Choisissez le Payment Terms et le Currency.Payment TermsCurrency
6. Si la devise de la facture diffère de la devise de l’entreprise, saisissez le Exchange rate approuvé.Exchange rate
7. Ajoutez vos lignes, puis vérifiez l’unité et le taux pour chaque ligne.
8. Ouvrez Make This Recurring et sélectionnez Enable recurring invoice.Enable recurring invoice
9. Choisissez le Frequency et le Start Date, et ajoutez un End Date uniquement si vous voulez que le calendrier s’arrête à une date précise.FrequencyStart DateEnd Date
10. Si vous voulez que la facture se répète un jour précis, choisissez l’une des options visibles de Repeat on Day : same as the start date, 1st of month, 15th of month, ou last day of month.Repeat on Day
11. Saisissez l’adresse du destinataire dans Email Notifications si vous voulez configurer le destinataire des notifications du calendrier.
12. Si vous voulez que les factures générées soient comptabilisées automatiquement lorsqu’elles sont créées, laissez Auto-submit invoices sélectionné.Auto-submit invoices
13. Lorsque vous êtes prêt à créer le calendrier, utilisez Save & Submit.

Signification des champs récurrents

Enregistrer, soumettre et réviser

1. Si vous créez une facture récurrente, terminez le formulaire et utilisez Save & Submit lorsque vous êtes prêt à créer le calendrier.
2. Si la facture nécessite une révision distincte avant la comptabilisation, ouvrez la facture enregistrée à partir de l’avis de révision et inspectez-la de nouveau.
3. Si la facture est comptabilisée, utilisez Review posted invoice pour ouvrir la dernière version enregistrée.Review posted invoice
4. Si la facture est encore un brouillon, utilisez Submit Draft à partir de la boîte de dialogue d’aperçu après avoir vérifié les valeurs actuelles.Submit Draft

Suspendre, reprendre ou supprimer un calendrier récurrent

1. Dans la liste des factures récurrentes, trouvez le calendrier que vous voulez modifier.
2. Utilisez le bouton Pause ou Resume pour changer si le calendrier est actif.
3. Utilisez Delete si vous voulez supprimer entièrement le calendrier.

Un calendrier en pause reste dans la liste, mais est marqué inactif. Si vous supprimez un calendrier, les futures factures récurrentes de ce calendrier s’arrêtent.

Si quelque chose tourne mal

• Si le formulaire indique que la date d’échéance ne peut pas être antérieure à la date de la facture, avancez la date d’échéance et réessayez.
• Si le taux de change est manquant ou invalide, saisissez un taux approuvé positif avant d’enregistrer.
• Si une facture de vente comporte des articles en stock, choisissez un entrepôt pour chaque ligne de stock sauf si le canal de vente est Shopify.
• Si l’unité ou le taux d’une ligne n’est pas vérifié, réessayez la vérification de l’unité ou conservez l’unité enregistrée avant d’enregistrer.
• Si Finanly affiche une référence d’enregistrement existante, utilisez le panneau de récupération pour reprendre cet enregistrement plutôt que de commencer un nouveau brouillon.