Créer, examiner et comptabiliser une facture de vente ou d’achat

Créer un nouveau brouillon de facture

Utilisez ce processus pour commencer un brouillon de facture de vente ou d’achat. Vous pouvez choisir Sales Invoice ou Purchase Invoice au début, puis remplir la partie, les dates, la devise, les lignes et les détails de taxe avant d’enregistrer.

1. Sur la page de facture, sélectionnez New Invoice.New Invoice
2. Choisissez Sales Invoice ou Purchase Invoice.Sales InvoicePurchase Invoice
3. Recherchez le client ou le fournisseur et sélectionnez la bonne partie dans les résultats.
4. Remplissez Invoice Date et Due Date.Invoice DateDue Date
5. Choisissez Payment Terms, Currency et, si affiché, Exchange rate.Payment TermsCurrencyExchange rate
6. Ajoutez des lignes, des taxes et des notes. Si la facture est récurrente, définissez les options récurrentes avant d’enregistrer.
7. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon ou Enregistrer et soumettre.

Résultat attendu : la facture est enregistrée comme brouillon ou passe dans le flux de soumission après l’enregistrement du brouillon.

Examiner la facture enregistrée avant de la comptabiliser

Ouvrez la facture enregistrée dans l’aperçu pour confirmer le brouillon actuel avant de la comptabiliser. L’aperçu est l’écran d’examen de la facture enregistrée, et il affiche les valeurs qui comptent pour la comptabilisation : partie, date, date d’échéance, devise, lignes, unités, taxes, totaux et statut.

1. Ouvrez la facture à partir de la liste, ou ouvrez l’écran d’examen à partir de l’avis d’enregistrement du brouillon.
2. Vérifiez la partie, Invoice Date, Due Date, Currency, les lignes, les unités de vente, les facteurs de conversion, les taux examinés, les taxes et les totaux.Invoice DateDue DateCurrency
3. Cherchez les détails d’examen affichés avec la facture, y compris l’heure de modification enregistrée et les valeurs d’empreinte d’examen utilisées pour valider le brouillon avant la soumission.
4. Si la facture est toujours un brouillon, sélectionnez Edit Invoice pour apporter des modifications.Edit Invoice
5. Si la facture est prête, sélectionnez Submit Draft.Submit Draft

Résultat attendu : vous pouvez confirmer la facture enregistrée actuelle et décider s’il faut la modifier, la soumettre ou fermer l’aperçu.

Remplir les champs qui affectent la comptabilisation

Ces champs affectent la façon dont la facture est enregistrée et comptabilisée. Certains sont obligatoires avant l’enregistrement, et d’autres modifient le résultat s’ils sont laissés vides ou saisis incorrectement.

• Invoice Date et Due Date sont enregistrés avec la facture. Due Date ne peut pas être antérieur à Invoice Date.
• Payment Terms peut utiliser un préréglage intégré ou un modèle chargé.
• Currency peut être modifié dans un nouveau brouillon. Si vous le modifiez, vous devez revoir de nouveau le prix des lignes.
• Si la devise de la facture diffère de la devise de l’entreprise, vous devez saisir le taux de change approuvé.
• Les factures de vente exigent un canal de vente.
• Les factures de vente peuvent aussi utiliser une valeur Order Type; la valeur par défaut est Standard.
• Si plus d’un nom d’entreprise est disponible, vous pouvez choisir un nom commercial ou utiliser la valeur par défaut de l’entreprise.
• Billing Address et Shipping Address peuvent être sélectionnés après le choix de la partie.
• Notes / Terms sont enregistrés dans l’en-tête de la facture et peuvent apparaître sur l’enregistrement de la facture.
• Les factures récurrentes exigent une date de début, et Enregistrer et soumettre est requis pour les brouillons récurrents.

Résultat attendu : la facture conserve les valeurs que vous choisissez et les utilise lorsque vous enregistrez ou soumettez le brouillon.

Travailler avec les lignes, les unités, les prix et les taxes

Chaque ligne doit être vérifiée avant l’enregistrement. Le code Item, l’unité de vente, la quantité, le taux, le compte, le centre de coûts, l’entrepôt et les champs de taxe influencent tous le montant final de la facture et la possibilité d’enregistrer le brouillon.

1. Ajoutez une ligne, puis recherchez et choisissez l’article.
2. Vérifiez l’unité de vente et le facteur de conversion pour cette ligne.
3. Saisissez la quantité et le taux examiné dans la devise de la facture par unité sélectionnée.
4. Au besoin, basculez le champ de remise entre Discount % et Montant final.
5. Choisissez le bon compte GL et le bon centre de coûts pour la ligne.
6. Pour les articles en stock sur les factures de vente, choisissez un entrepôt à moins que le canal de vente soit Shopify.
7. Ajoutez des lignes de taxe seulement au besoin, et choisissez l’en-tête de compte et la valeur de taxe pour chaque ligne.

Résultat attendu : chaque ligne comporte un article sélectionné, une unité vérifiée, un prix examiné et tout détail de compte ou de taxe nécessaire avant l’enregistrement.

Soumettre une facture brouillon

La soumission d’un brouillon le fait passer vers un état comptabilisé. Si la facture est déjà comptabilisée, utilisez l’aperçu ou l’avis d’examen de la facture comptabilisée au lieu d’essayer de la modifier comme brouillon.

1. Ouvrez l’aperçu de la facture.
2. Confirmez la partie, les dates, la devise, les totaux et tout détail de taxe ou de mouvement de stock.
3. Sélectionnez Submit Draft.Submit Draft
4. Attendez le message d’état qui confirme le résultat de la soumission ou le résultat de l’actualisation du grand livre.

Résultat attendu : la facture est soumise, ou vous recevez un message clair indiquant que le brouillon a été rejeté, bloqué ou est encore en attente d’examen.

Utiliser le panneau de récupération d’enregistrement et de soumission

Si un enregistrement est interrompu ou toujours en attente, la page conserve une référence de récupération afin que vous puissiez poursuivre la même demande. Cela vous aide à éviter les brouillons en double ou les tentatives de soumission en double.

1. Ouvrez le panneau de récupération d’enregistrement s’il apparaît.
2. Choisissez Check save status pour actualiser le résultat actuel.Check save status
3. Si l’enregistrement original est toujours en attente, choisissez Resume existing save.Resume existing save
4. Si l’enregistrement a été rejeté, retournez à la modification et corrigez le formulaire.
5. Si l’avis n’est plus nécessaire, fermez-le après l’acceptation de l’enregistrement.

Résultat attendu : vous récupérez soit la facture enregistrée originale, soit vous retournez à la modification avec le même brouillon toujours préservé.

Comprendre les résultats comptabilisé, en attente, rejeté et indisponible

• En attente signifie que l’enregistrement ou la soumission est toujours en cours de vérification. Conservez la même demande et utilisez Check save status ou Resume existing save.
• Rejeté signifie que le grand livre a refusé le brouillon avant la comptabilisation. Ouvrez le brouillon, corrigez le champ bloquant et soumettez de nouveau la même facture.
• Bloqué signifie que votre accès actuel ou la connexion ne permet plus de poursuivre la même demande enregistrée. Examinez la facture existante avec l’administrateur ou reconnectez-vous avant de réessayer.
• Indisponible signifie que la page ne peut pas confirmer le résultat pour le moment. Conservez la demande originale et vérifiez de nouveau plus tard au lieu de créer un nouveau brouillon.
• Comptabilisé signifie que la facture est soumise. Utilisez l’avis d’examen de la facture comptabilisée ou l’aperçu si vous devez confirmer les valeurs finales enregistrées.

Résultat attendu : vous pouvez associer le message à l’écran à la bonne action de récupération sans créer de facture en double.

Envoyer, imprimer ou exporter la facture

Après la comptabilisation d’une facture, vous pouvez ouvrir l’aperçu pour télécharger le PDF ou envoyer la facture par courriel. Ces actions ne modifient pas, à elles seules, les montants de la facture ni son statut comptable.

1. Ouvrez l’aperçu de la facture comptabilisée.
2. Sélectionnez Download PDF pour ouvrir le PDF de la facture dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre.Download PDF
3. Sélectionnez Send Email pour ouvrir la boîte de dialogue de courriel.Send Email
4. Saisissez au moins un destinataire dans À, puis ajoutez CC, BCC, un objet ou un message au besoin.
5. Envoyez le courriel lorsque vous êtes prêt.

Résultat attendu : vous obtenez une copie PDF de la facture ou vous ouvrez un brouillon de courriel pour l’envoi. Si vous fermez la boîte de dialogue de courriel, rien n’est envoyé.

Dépannage

• Si Due Date est avant Invoice Date, modifiez la date d’échéance et réessayez.
• Si le champ du taux de change apparaît, saisissez un taux approuvé positif avant d’enregistrer.
• Si Enregistrer et soumettre reste désactivé ou échoue, assurez-vous que chaque ligne a une unité vérifiée et un taux examiné.
• Si une facture de vente comporte des articles en stock, choisissez un entrepôt à moins que le canal de vente soit Shopify.
• Si un enregistrement de brouillon affiche un avis de récupération, utilisez Resume existing save ou Check save status plutôt que de créer un nouveau brouillon.
• Si la soumission est en attente, attendez que la même demande se termine avant de réessayer.
• Si le grand livre rejette la soumission, rouvrez la facture, corrigez le champ bloquant et soumettez de nouveau le même brouillon.
• Si le statut du grand livre ou de l’actualisation n’est pas disponible, conservez la demande enregistrée existante et réessayez plus tard.
• Si une facture comptabilisée a changé pendant la comptabilisation, utilisez Review posted invoice avant d’apporter d’autres modifications.

Si vous ne pouvez toujours pas enregistrer ou soumettre, rouvrez la facture, confirmez les valeurs actuelles et corrigez le champ qui bloque le formulaire. Conservez la même demande enregistrée chaque fois que le résultat est incertain.