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Télécharger ou envoyer les PDF de facture par courriel

3 min de lectureEntreprise

Vous pouvez télécharger une copie PDF d’une facture à partir de la liste des factures ou de l’aperçu, et vous pouvez préparer un brouillon de courriel pour une facture soumise. Le PDF reflète la facture que vous avez ouverte, tandis que le flux de courriel ouvre un message brouillon que vous examinez avant l’envoi; il n’y a aucune garantie de message livré à partir de l’écran d’envoi.

Avant de commencer

  • Vous devez pouvoir ouvrir la liste des factures ou un aperçu de facture dans l’espace de travail des factures.
  • Pour envoyer un courriel de facture, la facture doit être soumise et vous devez avoir un accès en écriture dans l’espace de travail.
  • Si votre espace de travail est connecté à un grand livre précis, assurez-vous d’afficher la bonne facture dans ce même contexte d’espace de travail.

Télécharger un PDF de facture

Utilisez ceci lorsque vous voulez une copie PDF d’une facture pour la révision, le classement ou le partage à l’extérieur de l’application. Le téléchargement ouvre la facture en PDF dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre du navigateur.

  1. Ouvrez la liste des factures et repérez la facture voulue.
  2. Sélectionnez la ligne de facture pour ouvrir l’aperçu, ou choisissez View dans les actions de la ligne.View
  3. Dans l’aperçu, sélectionnez Download PDF.Download PDF
  4. Si vous utilisez les actions de la ligne dans la liste, vous pouvez aussi sélectionner Download PDF à partir de la ligne.Download PDF

Résultat attendu : la facture s’ouvre en PDF dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre. Aucune donnée de facture n’est modifiée.

Envoyer une facture par courriel

Utilisez ceci lorsque vous voulez que Finanly prépare un brouillon de courriel pour une facture soumise. L’application ouvre un brouillon de message avec le numéro de facture, le montant, l’objet et le corps du message que vous pouvez modifier avant l’envoi.

  1. Ouvrez l’aperçu de la facture pour une facture soumise.
  2. Sélectionnez Send Email.Send Email
  3. Vérifiez les champs du brouillon : To, CC, BCC, Subject, et Message.
  4. Entrez au moins un destinataire dans To.
  5. Ajustez l’objet et le message au besoin.
  6. Sélectionnez de nouveau Send Email dans la boîte de dialogue pour envoyer le message.Send Email

Résultat attendu : le flux de courriel s’ouvre avec un message brouillon. L’envoi exige au moins un destinataire dans To. L’application ne confirme pas la livraison ici; elle indique seulement si la demande d’envoi a été acceptée.

Ce que contiennent le PDF de facture et le courriel

  • Le PDF utilise le numéro de facture courant et le type de facture.
  • Le brouillon de courriel est prérempli à partir de l’aperçu de facture lorsque vous ouvrez Send Email.
  • Le champ To est obligatoire avant de pouvoir envoyer.
  • CC et BCC sont facultatifs.
  • Le corps du message est un brouillon que vous pouvez modifier avant l’envoi.

Si la facture est comptabilisée, l’aperçu affiche les détails actuels de la facture que vous examinez. Si la facture est toujours un brouillon, utilisez l’aperçu pour la vérifier avant d’envoyer ou de soumettre quoi que ce soit.

Si vous ne pouvez pas télécharger ou envoyer la facture par courriel

  • Si Download PDF ne fait rien, rouvrez l’aperçu et réessayez.
  • Si Send Email est désactivé ou non disponible, vérifiez que la facture est soumise et que vous avez un accès en écriture.
  • Si la boîte de dialogue de courriel affiche une erreur, corrigez le champ du destinataire ou le message et réessayez.
  • Si vous fermez la boîte de dialogue de courriel, rien n’est envoyé et vous pouvez la rouvrir à partir de l’aperçu de facture.

Si vous devez examiner une facture enregistrée après une étape de soumission, rouvrez la facture à partir de la liste et utilisez l’aperçu pour vérifier son état actuel avant de prendre une autre action.

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