Gérer le plan comptable

Ouvrir le plan comptable

Sur la page Chart of Accounts, l’annuaire des comptes apparaît à gauche et le registre du compte sélectionné apparaît à droite. Si plus d’un grand livre est disponible, choisissez d’abord le grand livre afin que la page puisse charger les bons livres de l’entreprise.

1. Ouvrez Accounting et allez à Chart of Accounts.
2. Au besoin, choisissez le grand livre dans lequel vous voulez travailler à partir du menu Accounting ledger.Accounting ledger
3. Attendez que l’annuaire des comptes et le registre se chargent.
4. Si vous voyez une erreur de lecture, utilisez Retry reads ou Refresh chart après avoir corrigé le problème.Retry readsRefresh chart

Comprendre l’arborescence des comptes

L’arborescence des comptes est hiérarchique. Les comptes Group organisent d’autres comptes, tandis que les comptes de saisie sont les feuilles qui portent l’activité et les soldes. Les comptes désactivés peuvent quand même apparaître si vous choisissez d’inclure les comptes inactifs.

• Root type contrôle la grande catégorie de compte : Actif, Passif, Capitaux propres, Revenu ou Charge.
• Parent account contrôle l’endroit où se situe le compte dans la hiérarchie.
• Group account signifie que le compte sert à organiser des comptes enfants.
• Les comptes de saisie sont les feuilles qui portent habituellement les soldes et les lignes d’activité.
• Les comptes désactivés restent dans l’historique et peuvent être affichés avec Include inactive accounts.

Filtrer et consulter un registre de compte

Sélectionnez un compte dans l’annuaire pour ouvrir son registre. Utilisez les champs de filtre pour restreindre l’activité par date, mémo, référence de partie, centre de coûts ou type de document, puis appliquez les filtres.

1. Sélectionnez un compte dans l’annuaire.
2. Définissez les dates De et Through au besoin.Through
3. Facultatif : saisissez Reference or memo, Party reference, Cost center, ou choisissez un Document type.Reference or memoParty referenceCost centerDocument type
4. Sélectionnez Apply pour actualiser le registre.Apply
5. Utilisez Previous 100 entries et Next 100 entries pour parcourir l’historique.Previous 100 entriesNext 100 entries
6. Sélectionnez Refresh register si vous voulez recharger la portée actuelle.Refresh register

Lire le registre et les détails

Chaque ligne du registre affiche la date de saisie, le document ou la référence, la partie et le mémo, le centre de coûts, le débit, le crédit et le solde courant. Le solde affiché sur la page est le total courant du grand livre pour le compte sélectionné et la portée de filtre appliquée.

• Le solde d’ouverture avant la période est affiché au-dessus des lignes.
• Debit et crédit sont les montants dans la ligne du registre.
• Running balance se met à jour après chaque ligne dans la portée appliquée.
• Si le compte utilise une devise de compte différente, la boîte de dialogue des détails peut afficher des montants en devise du compte à côté des montants en devise de l’entreprise.

1. Sélectionnez le numéro de document ou de référence de la ligne, ou utilisez le bouton Inspecter sur la même ligne.
2. Examinez la boîte de dialogue des détails de l’écriture pour voir les lignes de journal complètes, les totaux de contrôle et toutes les pièces jointes justificatives.
3. Fermez la boîte de dialogue lorsque vous avez terminé, ou utilisez les commandes du navigateur pour revenir au registre.

Créer ou modifier un compte

Utilisez New account pour ouvrir le formulaire de création. Utilisez Account settings sur un compte sélectionné pour en modifier un existant. En mode modification, le nom du compte et le type racine sont verrouillés, et vous travaillez avec l’identité existante du compte actuel.

1. Choisissez New account pour créer un nouveau compte, ou sélectionnez un compte et choisissez Account settings pour le modifier.New accountAccount settings
2. Saisissez ou consultez le paramètre Account name, Root type, Parent account, Account type et Group account.Account nameRoot typeParent accountAccount type
3. Sélectionnez Save and verify pour soumettre la modification.Save and verify

• Account name est requis lors de la création d’un nouveau compte.
• Root type ne peut être choisi que lors de la création d’un nouveau compte.
• Parent account est requis et doit être un compte de groupe actif du même type racine.
• Account type est facultatif dans le formulaire.
• Group account marque le compte comme un nœud de regroupement plutôt qu’une feuille de saisie.

Activer ou désactiver un compte

Vous pouvez désactiver un compte à partir de Account settings ou le réactiver avec l’action Activer ou Désactiver sur le compte sélectionné. La désactivation d’un compte le masque de l’affichage normal de l’annuaire, mais elle ne supprime pas les écritures historiques.

1. Sélectionnez le compte dans l’annuaire.
2. Choisissez Disable pour le marquer inactif, ou Activer pour le restaurer.Disable
3. Attendez que la page recharge le plan après le changement.

Actualiser et récupérer après des erreurs

Si la page affiche une erreur de lecture ou si l’annuaire semble obsolète, utilisez Retry reads ou Refresh chart. Ces actions rechargent l’annuaire, le plan et le registre à partir du grand livre sélectionné.

• Retry reads recharge l’annuaire, le plan et le registre en même temps.
• Refresh chart recharge la liste des comptes et l’affichage arborescent.
• Refresh register recharge la vue de l’activité du compte en cours.
• Si le grand livre sélectionné n’est pas disponible dans l’espace de travail actuel, choisissez un autre grand livre dans le menu Accounting ledger.

États d’échec courants et prochaines étapes