Faire le rapprochement de la facturation Flexport

Ouvrir le flux de travail Flexport

Ouvrez Reconciliation et sélectionnez Flexport Billing Rows. Si le flux de travail n’est pas disponible dans votre espace de travail, la fonctionnalité requise ou la source connectée n’y est pas disponible.

1. Allez à Reconciliation.
2. Sélectionnez Flexport Billing Rows.Flexport Billing Rows
3. Si le flux de travail n’est pas disponible, passez à un espace de travail avec la fonctionnalité requise et les sources connectées, puis réessayez.

Choisir la facture et la transaction bancaire

Choisissez l’enregistrement de facture Flexport que vous voulez rapprocher, puis trouvez la transaction bancaire qui y correspond. La ligne bancaire sélectionnée doit correspondre au montant net de la facture au cent près et être dans la même devise.

1. Ouvrez la liste Payout or invoice et choisissez la facture Flexport.Payout or invoice
2. Dans Find a bank transaction, recherchez par description ou contrepartie.Find a bank transaction
3. Sélectionnez le bon Bank transaction dans les résultats de recherche.Bank transaction
4. Si le montant ou la devise ne correspond pas, choisissez une autre transaction bancaire avant de continuer.

Comprendre le mappage de la facture de référence

La facture que vous sélectionnez est la facture de référence pour ce rapprochement. Le flux de travail utilise les données de facture Flexport déjà stockées pour cette ligne, y compris le numéro de facture, les montants de la ligne et les catégories de frais associées; vous devez donc rapprocher la facture qui appartient réellement à la ligne bancaire.

• Pour les lignes Flexport plus récentes, le flux de travail utilise l’enregistrement au format facture affiché dans Flexport Billing Rows.
• Les anciennes lignes de facturation Flexport peuvent encore apparaître pour la compatibilité descendante, mais le même chemin de rapprochement est utilisé.
• Si le numéro de facture affiché dans l’aperçu n’appartient pas à la ligne que vous avez sélectionnée, arrêtez-vous et choisissez la bonne facture avant de comptabiliser.

Examiner l’aperçu

Sélectionnez Review preview pour générer l’aperçu de comptabilisation. L’aperçu montre les lignes du grand livre qui seraient créées pour la facture et s’arrête si la facture comporte encore une catégorie de frais non mappée, une ligne d’étiquette de retour non attribuée, ou une discordance entre le total de l’aperçu et la ligne bancaire.

1. Cliquez sur Review preview.Review preview
2. Examinez l’aperçu qui apparaît à l’écran.
3. Si vous voyez une erreur de catégorie non mappée, ajoutez d’abord le mappage Flexport manquant, puis réessayez.
4. Si vous voyez une erreur d’attribution d’étiquette de retour, résolvez la ligne concernée avec le remplacement affiché par le flux de travail, puis affichez de nouveau l’aperçu.
5. Si vous voyez une erreur de dérive de rapprochement, arrêtez-vous et examinez les données de la facture avant de comptabiliser.

Comprendre l’aperçu et la politique de base de change

• L’aperçu est un brouillon, pas un résultat comptabilisé.
• Un aperçu réussi ne signifie pas que quelque chose a déjà été comptabilisé.
• Si la facture comporte encore des catégories non résolues ou des problèmes d’attribution, le flux de travail refuse de continuer au lieu de deviner.
• Si les lignes de facture ne se rapprochent pas au cent près, l’aperçu est bloqué jusqu’à ce que vous corrigiez les données source.
• Le flux de travail utilise la devise de la facture et la devise de la ligne bancaire comme devise de rapprochement visible. Si ces devises ne correspondent pas, le flux de travail s’arrête avant la comptabilisation.
• Lorsqu’une ligne est évaluée à partir du coût de base, l’aperçu utilise le chemin d’évaluation à la date de la facture ou à la date de réception indiqué par le flux de travail plutôt que de deviner un taux.

Approve and post

Lorsque l’aperçu est correct, approuvez-le et comptabilisez le rapprochement. Le système crée le travail d’approbation et d’exportation, puis termine la comptabilisation par le flux de travail du grand livre connecté.

1. Examinez l’aperçu une fois de plus.
2. Cliquez sur Approve and post.Approve and post
3. Attendez que l’état de la comptabilisation se termine.
4. Si le flux de travail affiche un état en file d’attente ou non confirmé, utilisez Check original posting status ou Resume original request au lieu de recommencer.Check original posting statusResume original request

Comment fonctionnent la correspondance et la récupération

Si vous rouvrez la même demande, utilisez Restore reviewed preview ou Resume original request afin de pouvoir poursuivre le rapprochement enregistré d’origine lorsqu’il est encore actuel. Si l’aperçu est périmé ou si la ligne bancaire sélectionnée a changé, le flux de travail peut reconstruire l’aperçu ou le refuser au lieu de garantir exactement le même résultat enregistré.

• Pour le rapprochement des paiements Shopify, la ligne bancaire doit correspondre exactement au montant net du paiement avant que l’aperçu puisse être enregistré ou exporté.
• Pour le rapprochement de la facturation Flexport, l’aperçu de facture doit se rapprocher exactement avant que vous puissiez l’approuver et le comptabiliser.
• Si un aperçu a été créé pour une autre ligne bancaire, le flux de travail vous indique de choisir une autre transaction bancaire et de créer un nouvel aperçu.
• Si le flux de travail a déjà créé une demande d’approbation ou d’exportation, rouvrez ce résultat enregistré et terminez-le au lieu de recommencer.
• La récupération doit préserver le résultat original de la facture fournisseur ou du paiement; n’essayez pas de forcer la même facture dans une nouvelle demande distincte juste pour obtenir un résultat différent.

Récupérer après les échecs courants

• Si la facture est absente de la liste, sélectionnez Refresh et confirmez que les données source ont été ingérées.
• Si la recherche de transaction bancaire ne retourne rien, essayez un autre terme de recherche ou une autre page de résultats.
• Si le flux de travail indique que l’aperçu ne correspond plus à la ligne bancaire sélectionnée, choisissez une autre transaction bancaire et créez un nouvel aperçu.
• Si la page affiche une erreur après une demande échouée, réessayez après que le problème est corrigé; le flux de travail est conçu pour éviter les écritures en double.
• Si le flux de travail est bloqué par l’accès, vous avez besoin d’un espace de travail avec la fonctionnalité de rapprochement requise et les sources Flexport et ERPNext connectées.