Catégoriser, modifier et annuler des transactions

Avant de modifier une transaction

Ouvrez Transactions et trouvez la ligne sur laquelle vous voulez travailler. Vérifiez la date, la description, le montant, la devise, le compte et l’état actuel de la transaction avant de modifier quoi que ce soit.

• À réviser signifie que la transaction n’a pas encore été finalisée.
• Catégorisée signifie qu’une publication ou une révision enregistrée existe déjà.
• Exclue signifie que la transaction a été retirée du flux de révision.
• Si une ligne affiche un état en attente ou de synchronisation, le résultat final n’est pas encore confirmé.

Si une transaction est déjà catégorisée, utilisez Mettre à jour ou Undo au lieu de soumettre une toute nouvelle catégorisation. Cela évite de créer une deuxième publication pour la même transaction.

Catégoriser une transaction

Utilisez Categorize lorsque vous souhaitez enregistrer la catégorie ou le compte exacts pour la transaction. Dans un espace de travail personnel, cela enregistre des métadonnées de révision locales comme la catégorie, le panier et le payeur ou le bénéficiaire. Dans un espace de travail d’entreprise, cela met en file d’attente une publication par le biais du grand livre connecté.

1. Sur la page Transactions, ouvrez la ligne de la transaction que vous voulez catégoriser.
2. Sélectionnez Categorize dans les actions de la ligne.Categorize
3. Choisissez la catégorie ou le compte exacts. Ajoutez un centre de coûts ou un panier seulement si vous en utilisez un.
4. Saisissez la partie ou le fournisseur seulement s’il s’agit du bon pour cette transaction.
5. Vérifiez une dernière fois le montant, la devise et le mémo.
6. Sélectionnez Add.Add

Résultat attendu : la ligne passe à Catégorisée, et la catégorie ou le compte enregistrés sont conservés pour cette transaction. Dans un espace de travail d’entreprise, l’application met aussi en file d’attente la publication au grand livre en arrière-plan.

Modifier une catégorisation confirmée

Utilisez Modifier lorsque la transaction est déjà catégorisée, mais que la catégorie, le compte, la partie ou le mémo enregistré est incorrect. Modifier remplace le plan de publication précédent plutôt que de créer une modification distincte et sans lien.

1. Ouvrez la ligne de la transaction catégorisée.
2. Sélectionnez les champs modifiables que vous devez changer.
3. Mettez à jour la catégorie ou le compte, et ajustez la partie ou le centre de coûts seulement si nécessaire.
4. Sélectionnez Update.Update

Résultat attendu : l’application conserve la transaction catégorisée, mais enregistre les valeurs révisées comme le résultat enregistré actuel. Dans un espace de travail d’entreprise, la publication de remplacement est mise en file d’attente par le grand livre connecté.

Annuler une catégorisation

Utilisez Undo lorsque vous devez inverser une catégorisation enregistrée et remettre la transaction à l’état non révisé. Undo n’est pas la même chose qu’un remboursement ou une annulation bancaire ; cela inverse seulement le chemin de catégorisation enregistré dans l’application et, le cas échéant, la publication liée au grand livre.

1. Ouvrez la ligne de la transaction catégorisée.
2. Sélectionnez Undo.Undo
3. Si l’application demande une confirmation, examinez attentivement les détails de la transaction avant de continuer.
4. Si une option de suppression après annulation apparaît, utilisez-la seulement si vous voulez vraiment que l’enregistrement côté grand livre soit supprimé après l’annulation.

Résultat attendu : la transaction redevient non révisée lorsque l’inversion est confirmée. Dans un espace de travail d’entreprise, l’application met l’annulation en file d’attente dans le grand livre connecté et attend la confirmation de la demande initiale.

Fractionner une transaction

Utilisez Split lorsqu’une transaction doit être répartie entre plus d’une catégorie ou d’un compte. Les lignes de fractionnement doivent totaliser le montant original de la transaction.

1. Ouvrez la transaction et choisissez Split.Split
2. Ajoutez une ligne pour chaque portion du fractionnement.
3. Saisissez le montant exact pour chaque ligne et choisissez la bonne catégorie ou le bon compte.
4. Ajoutez un mémo, un panier ou une valeur d’abonnement seulement si cela s’applique à cette ligne de fractionnement.
5. Vérifiez que le total du fractionnement correspond exactement au total de la transaction ou se situe à l’intérieur de la tolérance d’arrondi affichée par l’application.
6. Sélectionnez Save Split.Save SplitSplit

Résultat attendu : la transaction est enregistrée avec des lignes de fractionnement au lieu d’une seule catégorie. Si les montants fractionnés ne correspondent pas au montant de la transaction, l’application ne l’enregistrera pas.

Enregistrer un transfert

Utilisez Record as transfer lorsque de l’argent a été déplacé entre vos propres comptes. C’est différent d’un paiement à un commerçant, car cela devrait pointer vers la transaction correspondante ou le compte de destination, et non vers un fournisseur.

1. Ouvrez la transaction et choisissez Record as transfer.Record as transfer
2. Choisissez la transaction de destination correspondante si l’application en suggère une, ou choisissez le compte de destination si c’est le flux de travail qui vous est présenté.
3. Vérifiez attentivement le transfert suggéré, y compris le montant, la devise et l’étiquette du compte.
4. Sélectionnez Confirm Match, Record Transfer ou Post Transfer, selon le bouton affiché.Confirm MatchMatchPost TransferRecord Transfer

Résultat attendu : le transfert est lié ou mis en file d’attente pour la confirmation du grand livre, et la demande initiale reste liée au même flux de transfert.

Faire correspondre ou lier des factures

Utilisez Match ou l’exportation de paiement de facture lorsque la transaction règle une ou plusieurs factures. L’application peut afficher des factures candidates avec le montant, la devise et l’état afin que vous puissiez examiner la correspondance exacte avant de la publier.

1. Ouvrez la transaction et choisissez Match ou Exportation de paiement de facture.Match
2. Examinez la facture ou la note candidate, y compris le solde ouvert et la devise.
3. Sélectionnez la ou les factures exactes que le paiement couvre.
4. Confirmez la correspondance seulement lorsque les totaux et la devise sont exacts.

Résultat attendu : l’application publie le paiement par le flux de travail du grand livre connecté et met à jour l’état de la transaction après que le grand livre a confirmé le résultat.

Exclure une transaction

Utilisez Exclude lorsqu’une transaction ne doit pas rester dans le flux de révision. Dans un espace de travail d’entreprise, l’application peut quand même acheminer l’exclusion par le grand livre connecté si un lien de transaction bancaire du grand livre existe.

1. Ouvrez la transaction et choisissez Exclude.Exclude
2. Ajoutez une raison seulement si cela aide votre équipe à suivre pourquoi l’élément a été exclu.
3. Sélectionnez l’action de confirmation affichée à l’écran.

Résultat attendu : la ligne sort du flux de travail de révision et s’affiche comme exclue. Si l’application peut acheminer l’exclusion vers le grand livre connecté, cette annulation côté grand livre est mise en file d’attente séparément.

Transactions manuelles et documents

Utilisez Manual Transaction pour saisir de l’argent comptant ou d’autres ajustements manuels qui ne proviennent pas d’un flux bancaire. Utilisez Attach a document lorsque vous voulez enregistrer un PDF, un PNG ou un JPEG avec la transaction.

1. Sélectionnez Manual Transaction, puis saisissez la date, le sens, le montant, la devise, le compte et la description.Manual Transaction
2. Choisissez le compte qui correspond à la devise de transaction affichée dans le formulaire.
3. Sélectionnez Save Manual Transaction.Save Manual TransactionManual Transaction
4. Pour ajouter un fichier, ouvrez la ligne de transaction et choisissez Attach a document.Attach a document
5. Sélectionnez Choose from your computer ou glissez-déposez un fichier PDF, PNG ou JPEG, puis téléversez-le.Choose from your computer

Résultat attendu : la transaction manuelle est enregistrée comme un nouvel élément à réviser, et le document devient joint à la transaction si le téléversement réussit.

Si quelque chose ne semble pas correct

• Si l’application indique qu’une demande est en attente ou en cours de synchronisation, attendez que la demande initiale se termine avant de réessayer.
• Si cette erreur persiste, communiquez avec l’assistance. Incluez la page, l’action, l’heure et la référence de demande affichées.
• Si une transaction catégorisée existe déjà, utilisez Modifier ou Undo au lieu de répéter Categorize.
• Si un transfert ou un paiement de facture semble incomplet, vérifiez la demande initiale ou utilisez l’option de reprise de l’application si elle est affichée.
• Si une action d’entreprise ne peut pas trouver la société du grand livre ou le lien de transaction bancaire, la configuration du grand livre connecté n’est pas encore prête et vous devez d’abord corriger cette connexion.

Si vous voyez un résultat en attente, traitez-le comme inconnu jusqu’à ce que l’application affiche un résultat confirmé. Ne lancez pas une deuxième action financière pour la même transaction, à moins que l’application vous indique clairement que la demande initiale a été annulée ou a échoué.